Eigent How-To: أتمتة أوامر شراء SAP

أي شخص قضى وقتًا في SAP يعرف أن إنشاء أمر شراء قد يبدو كماراثون من النقرات وإدخال البيانات. إنه أمر ضروري، لكنه ليس ممتعًا بالضبط. ماذا لو أمكن لمساعد ذكي أن يتولى هذه الخطوات المرهقة بينما تركز أنت على أعمال أهم؟

في هذا المنشور، سنشرح كيف يمكن لـ Eigent – تطبيق قوة عمل ذكاء اصطناعي على سطح المكتب متعدد الوكلاء – أن يسجل الدخول إلى SAP S/4HANA، ويتنقل في الواجهة، ويملأ نموذج أمر شراء، ويضيف بنودًا، ويرسل الطلب، وحتى يقدم لك تقريرًا نهائيًا عمّا فعله، ليكون بمثابة Eigent open source cowork الخاص بك لعمليات المشتريات في SAP.

Eigent هو أول تطبيق سطح مكتب في العالم يعتمد على قوة عمل متعددة الوكلاء، ويمنحك القدرة على بناء وإدارة ونشر قوة عمل ذكاء اصطناعي مخصصة يمكنها تحويل أكثر سير العمل تعقيدًا إلى مهام مؤتمتة. إنه نظام معياري متعدد الوكلاء يمكنه تفكيك المهام المعقدة والتعامل معها عبر وكلاء متخصصين يعملون بتنسيق فيما بينهم.

تعمل منصة التنسيق متعددة الوكلاء الخاصة بـ Eigent على تعزيز الإنتاجية عبر تحويل سير عملك إلى مهام مؤتمتة. وبُنيت على إطار العمل مفتوح المصدر CAMEL، فهي توفر التنفيذ المتوازي والتخصيص والخصوصية لأتمتة الذكاء الاصطناعي لديك. لنبدأ!

الخطوة 1: بدء مهمة جديدة في Eigent

بدء مهمة جديدة في Eigent لا يتطلب سوى كتابة ما تحتاجه. هنا فتحنا Eigent وأدخلنا طلبنا: "إنشاء وإرسال أمر شراء في SAP S/4HANA."

للبدء، نفتح Eigent وننشئ مشروعًا جديدًا (التطبيق يسميه New Project، لكن اعتبره مهمة). يرحب بنا Eigent برسالة ودية: "Welcome to Eigent, how can I help you today?" في مربع النص، نكتب ببساطة ما نريد القيام به. في هذا السيناريو، التعليمات مباشرة: "إنشاء وإرسال أمر شراء في SAP S/4HANA مع تزويد Eigent ببيانات الاعتماد اللازمة للتنقل." ثم نضغط زر السهم الصغير (إرسال).

ما يحدث بعد ذلك رائع جدًا: يحلل Eigent طلبنا ويحدد أي من "العمال" المعتمدين على الذكاء الاصطناعي يحتاج إلى استخدامه. بالنسبة لمهمة عبر الويب مثل SAP، سيشغل Search Agent يعمل كوكيل متصفح ويب (للتعامل مع التنقل عبر الويب) وربما وكلاء آخرين حسب الحاجة. لكن كل هذا التعقيد يبقى خلف الكواليس. من منظورنا، نحن فقط أعطينا أمرًا واحدًا والذكاء الاصطناعي يتولى المهمة الآن!

الخطوة 2: تسجيل دخول Eigent إلى SAP S/4HANA

يستخدم Eigent وكيل المتصفح المدمج لديه للتنقل إلى صفحة تسجيل الدخول إلى SAP S/4HANA Cloud وتسجيل الدخول، تمامًا كما يفعل الإنسان، ولكن بسرعة أكبر بكثير.

بمجرد إرسال المهمة، يشغّل Eigent متصفحًا مدمجًا وينتقل مباشرة إلى عنوان URL الخاص بـ SAP S/4HANA Cloud. إنه يعرف العنوان (إما من سياق الطلب أو من إعداد محدد مسبقًا) ويحمّل صفحة تسجيل دخول SAP. يتولى Eigent عملية تسجيل الدخول تلقائيًا – ربما تكون بيانات الاعتماد محفوظة مسبقًا لديك أو توجد آلية SSO، بحيث يمكنه المصادقة بأمان دون مساعدة بشرية.

في حالتنا، وخلال بضع ثوانٍ، يكون الذكاء الاصطناعي قد سجّل الدخول ووصل إلى شاشة SAP الرئيسية. يمكنك فعليًا رؤية صورة مصغرة لواجهة SAP تظهر في نافذة Eigent أثناء التحميل. قد يعرض SAP نافذة ترحيب أو نافذة منبثقة تعليمية (تلك "الجولات التعريفية" الصغيرة التي تظهر غالبًا). لا مشكلة: يكتشفها Eigent ويغلقها (على سبيل المثال، بالنقر على زر "Leave Tour" أو "Close"). والآن يبدأ العمل الحقيقي.

الخطوة 3: التنقل في واجهة SAP كالمحترفين

ينقر Eigent تلقائيًا عبر واجهة SAP. هنا أغلق جولة منبثقة، وحدد تبويب Procurement، وهو يبحث عن خيار Manage Purchase Orders.

وهنا يصبح الأمر رائعًا: يدير Eigent واجهة SAP نيابةً عنك الآن. في مثالنا، المهمة هي إنشاء أمر شراء، لذا يحتاج الذكاء الاصطناعي إلى الانتقال إلى الوحدة المناسبة. واجهة SAP (وفي هذه الحالة، قد تكون Fiori launchpad أو ما شابه) تحتوي على الكثير من البلاطات والقوائم. لكن Eigent يعرف بالضبط إلى أين يذهب.

ينقر على تبويب "Procurement" في قائمة الصفحة الرئيسية. بعد ذلك، يعثر على "Manage Purchase Orders" وينقر عليه ضمن قسم Procurement. وهذا يعادل ما يفعله المستخدم لبدء إنشاء أمر شراء جديد. يستطيع Eigent تحديد الأزرار والروابط إما بالنص أو بسمات أخرى – أي أنه يقرأ الشاشة ويتفاعل معها بذكاء. وإذا كانت هناك أي خطوات وسيطة (مثل اختيار منظمة أو إغلاق الإشعارات)، فسيعالجها الوكيل أيضًا.

(إحدى الميزات الجميلة في Eigent هي أنه يمكنك مراقبة هذه الإجراءات في الوقت الفعلي. في واجهة التطبيق، ترى سجلًا لكل خطوة – مثل: “Browser click: selected Procurement tab.” إنه مثل مشاهدة زميل مجتهد جدًا ينفذ الخطوات، ويمنحك ثقة بأن الأمور تسير بشكل صحيح.)

الخطوة 4: تعبئة نموذج أمر الشراء

يفتح Eigent نموذج New Purchase Order ويبدأ في ملء الحقول المطلوبة تلقائيًا، مثل نوع المستند، ومنظمة الشراء، ورمز الشركة، والمورّد، إلخ.

بعد التنقل عبر القوائم، يصل Eigent إلى شاشة New Purchase Order. هذا هو النموذج الذي عادةً ما ستدخل فيه كل تفاصيل أمر الشراء. بدلًا من أن تكتب أنت أي شيء، يتولى Eigent ذلك. يبدأ بإدخال المعلومات اللازمة في حقول النموذج واحدًا تلو الآخر، تمامًا كما تفعل أنت:

• يحدد حقل Purchasing Document Type ويختار "Standard PO (NB)" (النوع المعتاد لأمر شراء قياسي).
• يضبط Currency على USD (دولار الولايات المتحدة) لهذا الطلب.
• يملأ Purchasing Group (مثل Group 001 في عرضنا التوضيحي).
• يختار Purchasing Organization (مثل 1710 التي قد تتوافق مع وحدة أعمال محددة).
• يدخل Company Code (مثل 1710 لـ Velotics Inc. في هذا السيناريو).
• ثم يُدخل معلومات Supplier. في حالتنا، كنا نريد موردًا محددًا، مثل Advent One (برمز المورد USSU-TRLO3)، لذا يختاره Eigent كمورّد لأمر الشراء.

يقوم Eigent عمليًا بالتنقل بين الحقول باستخدام Tab، وملء كل حقل بالقيم الصحيحة بناءً على سياق المهمة أو القيم الافتراضية. إنه يقوم بالعمل الشاق لإدخال البيانات نيابةً عنك، ويضمن أن كل شيء مُعبأ بشكل صحيح قبل الانتقال. لا مزيد من نسيان ضبط نوع المستند أو اختيار رمز الشركة الخطأ – الذكاء الاصطناعي يتكفل بذلك.

الخطوة 5: إرسال أمر الشراء (والتأكيد)

بعد تعبئة جميع التفاصيل وإضافة البنود، يرسل Eigent أمر الشراء بالنقر على زر Order. يتعامل مع مطالبة التأكيد ويسجل رسالة النجاح التي تفيد بأنه تم إنشاء أمر الشراء.

والآن حانت لحظة الحقيقة: تنفيذ الطلب. ينقر Eigent على زر Order (إرسال) في نموذج SAP، تمامًا كما تفعل لإنهاء أمر الشراء. قد يعرض SAP نافذة تأكيد من نوع “Are you sure you want to order?” – وإذا حدث ذلك، سيؤكده Eigent. وخلال ثانية أو ثانيتين، يُظهر SAP رسالة تأكيد.

في تشغيلنا، عرض SAP رسالة على غرار “Purchase order has been created.” كما قدّم معرّفًا لأمر الشراء (مثل 4500054926). يلتقط Eigent هذه النتيجة. المهمة مكتملة: تم الآن إنشاء أمر شراء جديد رسميًا داخل نظام SAP. 🎉

المثير للإعجاب هو أن كل عمليات التنقل، وإدخال البيانات، والإرسال تمت في تقريبًا نفس الوقت (أو أسرع) مما قد يستغرقه الشخص لتسجيل الدخول فقط ثم النقر للوصول إلى النموذج. قام Eigent بكل شيء بشكل صحيح ومتسق دون أن يتعب أو يتشتت.

حتى أن Eigent فتح أمر الشراء الذي تم إنشاؤه حديثًا (ID 4500054926) في SAP للتأكد من وجوده. هنا يمكننا رؤية تفاصيل أمر الشراء في SAP (الحالة، والبند، إلخ)، مما يؤكد أن الطلب تم إنشاؤه بنجاح.

بعد الإرسال، قد تتساءل: "هل نجح الأمر فعلًا؟" Eigent يغطيك هنا أيضًا. في هذه الحالة، ذهب الذكاء الاصطناعي خطوة أبعد وفتح أمر الشراء الذي تم إنشاؤه حديثًا على الشاشة. يمكننا رؤية أمر الشراء في SAP مع تفاصيله: الحالة (مثل In Approval إذا كان قد يحتاج إلى موافقة إضافية في سير عمل SAP)، وقيمة الطلب الصافية، والمورّد، والبند الذي أضفناه. كل شيء في مكانه الصحيح. هذه مراجعة ممتازة وتمنح رؤية فورية بأن المهمة نُفذت بشكل صحيح. يمكنك أيضًا التحقق يدويًا من SAP أو التقارير لاحقًا، لكن رؤيته مباشرًا أمر مطمئن جدًا.

يوفر Eigent تقرير إكمال مفصلًا للعملية بأكملها. على اليسار، ترى ملخصًا للخطوات والتفاصيل الأساسية (مثل الأزرار التي نقر عليها ورقم أمر الشراء). يعمل هذا التقرير النهائي كسجل تدقيق لما فعله الذكاء الاصطناعي.

وأخيرًا، ينشئ Eigent Completion Report للمهمة. اعتبره ملخصًا مفيدًا أو سجل تدقيق. في واجهة Eigent، تعرض اللوحة اليسرى الآن ملخصًا لكل الخطوات التي اتخذها وأي نقاط بيانات مهمة. على سبيل المثال، يسرد أشياء مثل: "Navigated to SAP S/4HANA Cloud and closed the introductory tour. Selected the Procurement tab. Chose Manage Purchase Orders. Started a new purchase order by selecting Create. Entered required details on the creation form... Submitted the order... Confirmation received: Purchase order has been created (ID 4500054926)."

يتم تسجيل كل الإجراءات والمدخلات الأساسية. وهذا يعني أنك تحصل على شفافية كاملة – فأنت تعرف بالضبط ما فعله الذكاء الاصطناعي نيابةً عنك. إنه مثل الحصول على تقرير صغير من مساعدك بعد إكمال المهمة. يمكن حفظ هذا التقرير أو مراجعته لاحقًا، وهو مفيد جدًا للامتثال أو ببساطة لراحة البال.

بحلول الآن، رأيت كيف يمكن لـ Eigent تحويل عملية مرهقة إلى عملية بدون تدخل يدوي. لكن لماذا يعد هذا أمرًا مهمًا؟ إليك عدة أسباب تجعل أتمتة أوامر الشراء في SAP تستحق الاهتمام:

• توفير الوقت: ما قد يستغرق من الإنسان 10-15 دقيقة (التنقل بين القوائم، إدخال الرموز، التحقق من التفاصيل) تم إنجازه خلال بضع دقائق فقط بواسطة Eigent. وهذا وقتٌ بلا تدخل منك – يمكنك القيام بشيء آخر بينما يكمل الذكاء الاصطناعي أمر الشراء. وعندما يتكرر ذلك لعشرات أوامر الشراء، تتراكم الوفورات بسرعة.
• الدقة والاتساق: لا يتعب Eigent ولا يرتكب أخطاء إملائية. البيانات المُدخلة هي بالضبط ما طلبته. وهذا يقلل الأخطاء مثل اختيار مورّد خاطئ أو كتابة كمية طلب بشكل غير صحيح، وهي أمور قد تحدث أحيانًا في العملية اليدوية.
• تقليل الأعمال الرتيبة: لنكن صريحين، إنشاء أوامر الشراء في SAP ليس أكثر المهام إلهامًا لأي شخص. نقلها إلى الذكاء الاصطناعي يعني أن بإمكانك أنت وفريقك التركيز على أعمال أكثر استراتيجية (مثل التفاوض مع الموردين، وتحليل الإنفاق، إلخ) بدلًا من النقرات المملة.
• إثبات جدوى الذكاء الاصطناعي في المؤسسات: يبرز هذا المثال مدى تقدم وكلاء الذكاء الاصطناعي. نحن لا نتحدث عن روبوتات محادثة بسيطة فقط – بل عن عامل رقمي متكامل يتفاعل مع برمجيات المؤسسات. وهذا يفتح الباب لأتمتة العديد من العمليات الأخرى (مثل معالجة الفواتير، وإنشاء التقارير، ومهام إدخال البيانات عبر أنظمة مختلفة) مع أقل قدر من البرمجة المخصصة. تعني بنية Eigent متعددة الوكلاء أنه يمكنه نظريًا التعامل مع سير عمل معقد عبر التطبيقات المختلفة، مع الحفاظ على بياناتك على جهازك المحلي (نظرًا لأن Eigent يعمل محليًا).

باختصار، يوضح Eigent أن حتى سير العمل المؤسسي الثقيل يمكن التعامل معه بواسطة وكلاء ذكاء اصطناعي. وهذا يغيّر قواعد اللعبة للشركات التي ترغب في تبسيط العمليات دون الاستثمار في حلول RPA مخصصة ومكلفة أو المخاطرة بدمج السحابة مع البيانات الحساسة.

الخلاصة

كان إنشاء أمر شراء في SAP يعني سابقًا الكثير من العمل المتكرر. أما الآن، مع أدوات مثل Eigent، فالأمر يشبه أن لديك مساعدًا لا يكل ويعرف تمامًا ما يجب فعله. لقد مررنا بمثال كامل – من تسجيل الدخول حتى التأكيد النهائي – وقام الذكاء الاصطناعي بكل عمليات النقر والكتابة نيابةً عنا.

إذا كنت مستخدمًا تقنيًا أو مستخدمًا محترفًا لـ SAP، فتخيل دمج قوة عمل ذكاء اصطناعي في روتينك اليومي. اليوم هو أوامر الشراء؛ وغدًا قد يكون أتمتة استخراج التقارير أو مهام إدارة المستخدمين. يجعل Eigent هذا الأمر سهلًا عبر السماح لك ببساطة بوصف ما تحتاجه بلغة طبيعية. ويتم التكفل بالعمل الشاق (والنقرات) خلف الكواليس.

إذًا، لماذا لا تجربه؟ إذا كانت لديك مهام SAP متكررة تثقل يومك، دع Eigent يتولاها واستمتع بزيادة الإنتاجية بنفسك. إنه مثل وجود زميل يستمتع فعلًا بالقيام بالأعمال المملة ولا يخطئ أبدًا. مرحبًا بك في العصر الجديد لسير العمل المدعوم بالذكاء الاصطناعي، حيث لم تعد العمليات التجارية المرهقة مشكلتك. ابدأ الآن بتشغيل Eigent على سير عمل SAP الخاص بك، وشاهد كم يمكن للحياة أن تصبح أسهل!