Comment faire avec Eigent : automatiser les commandes d’achat SAP

Toute personne ayant passé du temps dans SAP sait que créer une commande d’achat peut ressembler à un marathon de clics et de saisie de données. C’est nécessaire, mais pas vraiment amusant. Et si ces étapes fastidieuses pouvaient être prises en charge par un assistant IA pendant que vous vous concentrez sur des tâches plus importantes ?

Dans cet article, nous allons voir comment Eigent – une application d’effectif IA multi-agents pour bureau – peut se connecter à SAP S/4HANA, naviguer dans l’interface, remplir un formulaire de commande d’achat, ajouter des lignes d’articles, soumettre la commande, et même vous fournir un rapport final de ce qu’elle a fait, en agissant comme votre collègue open source d’Eigent pour les workflows d’approvisionnement SAP.

Eigent est la première application de bureau au monde basée sur un effectif multi-agents (Multi-agent Workforce), vous permettant de créer, gérer et déployer un effectif IA personnalisé capable de transformer vos workflows les plus complexes en tâches automatisées.. C’est un système modulaire multi-agents qui peut décomposer des tâches complexes et les gérer via des agents spécialisés travaillant en coordination.

La plateforme de coordination multi-agents d’Eigent améliore la productivité en transformant vos workflows en tâches automatisées. Construite sur le framework open source CAMEL, elle apporte l’exécution parallèle, la personnalisation et la confidentialité à votre automatisation IA. C’est parti !

Étape 1 : Démarrer une nouvelle tâche dans Eigent

*Démarrer une nouvelle tâche dans Eigent est aussi simple que de saisir ce dont vous avez besoin. Ici, nous avons ouvert Eigent et saisi notre demande pour « Créer et soumettre une commande d’achat dans SAP S/4HANA ». *

Pour commencer, nous ouvrons Eigent et créons un nouveau projet (l’application l’appelle un New Project, mais considérez-le comme une tâche). Eigent nous accueille avec un prompt convivial « Welcome to Eigent, how can I help you today? » . Dans la zone de texte, il suffit de taper ce que l’on veut faire. Dans ce scénario, l’instruction est simple : « Créer et soumettre une commande d’achat dans SAP S/4HANA avec les identifiants que nous avons fournis pour qu’Eigent puisse naviguer. » Puis nous cliquons sur le petit bouton flèche (envoyer).

Ce qui se passe ensuite est plutôt impressionnant : Eigent analyse notre demande et détermine quels « travailleurs » IA il doit utiliser. Pour une tâche basée sur le web comme SAP, il va lancer un Search Agent qui agit comme un agent navigateur web (pour gérer la navigation web) et éventuellement d’autres agents selon les besoins. Mais toute cette complexité reste en arrière-plan. De notre point de vue, nous avons simplement donné une commande et une IA s’occupe désormais du reste !

Étape 2 : Eigent se connecte à SAP S/4HANA

Eigent utilise son agent navigateur intégré pour accéder à la page de connexion SAP S/4HANA Cloud et s’y authentifier, comme le ferait un humain (mais beaucoup plus vite).

Une fois la tâche soumise, Eigent lance un navigateur embarqué et se rend directement sur l’URL SAP S/4HANA Cloud. Il connaît l’adresse (soit à partir du contexte du prompt, soit via un paramètre prédéfini) et charge la page de connexion SAP. Eigent gère automatiquement le processus de connexion – vous avez peut-être des identifiants préenregistrés ou un mécanisme SSO (authentification unique), afin qu’il puisse s’authentifier en toute sécurité sans aide humaine.

Dans notre cas, en quelques secondes, l’IA s’est connectée et a atteint l’écran d’accueil SAP. Vous pouvez même voir une miniature de l’interface SAP apparaître dans la fenêtre d’Eigent pendant le chargement. SAP peut afficher une boîte de dialogue de bienvenue ou une fenêtre contextuelle de tutoriel (ces petits « parcours d’introduction » qui apparaissent souvent). Aucun problème : Eigent la détecte et la ferme (par exemple, en cliquant sur un bouton « Leave Tour » ou « Close »). Le vrai travail commence maintenant.

Étape 3 : Naviguer dans l’interface SAP comme un pro

Eigent clique automatiquement dans l’interface SAP. Ici, il a fermé un tutoriel contextuel, sélectionné l’onglet Procurement et recherche l’option Manage Purchase Orders.

C’est ici que cela devient intéressant : Eigent pilote maintenant l’interface utilisateur SAP pour vous. Dans notre exemple, la tâche consiste à créer une commande d’achat, donc l’IA doit naviguer vers le module approprié. L’interface SAP (dans ce cas, un launchpad Fiori ou similaire) comporte de nombreuses tuiles et menus. Eigent, toutefois, sait exactement où aller.

Il clique sur l’onglet « Procurement » dans le menu de la page d’accueil. Ensuite, il trouve et clique sur « Manage Purchase Orders » dans la section Procurement. Cela équivaut à ce qu’un utilisateur ferait pour commencer à créer une nouvelle commande d’achat. Eigent peut identifier les boutons et les liens soit par leur texte, soit par d’autres attributs – en lisant en quelque sorte l’écran et en interagissant avec lui intelligemment. Et s’il y avait des étapes intermédiaires (comme sélectionner une organisation ou fermer des notifications), l’agent les prendrait également en charge.

(Un aspect appréciable d’Eigent est que vous pouvez surveiller ces actions en temps réel. Dans l’interface de l’application, vous voyez un journal de chaque étape – par exemple, « Browser click: selected Procurement tab. ». C’est comme regarder un collègue très consciencieux exécuter les étapes, et cela vous donne confiance dans le bon déroulement des opérations.)

Étape 4 : Remplir le formulaire de commande d’achat

Eigent ouvre le formulaire New Purchase Order et commence à renseigner automatiquement les champs obligatoires, comme le type de document, l’organisation d’achat, le code société, le fournisseur, etc.

Après avoir navigué dans les menus, Eigent arrive sur l’écran New Purchase Order. C’est le formulaire où l’on saisirait normalement tous les détails de la commande d’achat. Au lieu que vous tapiez quoi que ce soit, Eigent s’en charge. Il commence à saisir les informations nécessaires dans les champs du formulaire, un par un, comme vous le feriez :

• Il sélectionne le champ Purchasing Document Type et choisit « Standard PO (NB) » (le type habituel pour une commande d’achat standard).
• Il définit la Currency sur USD (United States Dollar) pour cette commande.
• Il renseigne le Purchasing Group (par exemple, Group 001 dans notre démo).
• Il choisit l’Purchasing Organization (par ex. 1710, ce qui pourrait correspondre à une unité opérationnelle spécifique).
• Il saisit le Company Code (comme 1710 pour Velotics Inc. dans ce scénario).
• Et il renseigne les informations du Supplier. Dans notre cas, nous voulions un fournisseur précis, par exemple Advent One (avec le code fournisseur USSU-TRLO3), donc Eigent le sélectionne comme fournisseur de la commande.

Eigent parcourt essentiellement le formulaire au clavier, en remplissant chaque champ avec les valeurs correctes en fonction du contexte de la tâche ou des valeurs par défaut. Il effectue pour vous le gros du travail de saisie, en veillant à ce que tout soit correctement rempli avant de passer à l’étape suivante. Plus besoin d’oublier de définir le type de document ou de sélectionner le mauvais code société – l’IA s’en occupe.

Étape 5 : Soumettre la commande d’achat (et confirmation)

Après avoir rempli tous les détails et ajouté les articles, Eigent soumet la commande d’achat en cliquant sur le bouton Order. Il gère l’invite de confirmation et note le message de succès indiquant que la commande d’achat a été créée.

Maintenant vient le moment de vérité : passer la commande. Eigent clique sur le bouton Order (soumettre) du formulaire SAP, comme vous le feriez pour finaliser la commande d’achat. SAP peut afficher une boîte de dialogue de confirmation du type « Are you sure you want to order? » – si c’est le cas, Eigent la confirme. En une ou deux secondes, SAP génère un message de confirmation.

Dans notre exécution, SAP a affiché un message du type « Purchase order has been created. » Il a également fourni un identifiant de commande d’achat (par exemple, 4500054926). Eigent enregistre ce retour. La tâche est terminée : une nouvelle commande d’achat est désormais officiellement créée dans le système SAP. 🎉

Ce qui est impressionnant, c’est que toute la navigation, la saisie des données et la soumission ont pris à peu près le même temps – voire moins – que celui nécessaire à une personne pour simplement se connecter et cliquer jusqu’au formulaire. Eigent a tout fait correctement et de manière cohérente, sans se fatiguer ni se laisser distraire.

Eigent a même ouvert la commande d’achat nouvellement créée (ID 4500054926) dans SAP pour vérifier qu’elle y figure bien. Ici, nous pouvons voir les détails de la commande d’achat dans SAP (statut, ligne d’article, etc.), confirmant que la commande a bien été créée.

Après la soumission, vous pourriez vous demander : « Est-ce que cela a vraiment fonctionné ? » Eigent a également prévu cela. Dans ce cas, l’IA est allée plus loin et a ouvert la commande d’achat fraîchement créée à l’écran. Nous pouvons voir la commande d’achat dans SAP avec ses détails : le statut (par exemple, In Approval puisqu’elle peut nécessiter une approbation supplémentaire dans le workflow SAP), la valeur nette de la commande, le fournisseur et l’article que nous avons ajouté. Tout est exactement à sa place. C’est un excellent contrôle de cohérence et cela offre une visibilité immédiate sur le fait que la tâche a été exécutée correctement. Vous pourriez aussi vérifier SAP ou des rapports manuellement plus tard, mais la voir en direct est plutôt rassurant.

Eigent fournit un rapport de fin détaillé de l’ensemble du processus. À gauche, vous voyez un résumé des étapes et des détails clés (comme les boutons cliqués et le numéro de commande d’achat). Ce rapport final sert de piste d’audit de ce que l’IA a fait.

Enfin, Eigent génère un Completion Report pour la tâche. Considérez-le comme un récapitulatif pratique ou un journal d’audit. Dans l’interface d’Eigent, le panneau de gauche affiche maintenant un résumé de toutes les étapes effectuées et de tous les points de données importants. Par exemple, il liste des éléments tels que : « Navigated to SAP S/4HANA Cloud and closed the introductory tour. Selected the Procurement tab. Chose Manage Purchase Orders. Started a new purchase order by selecting Create. Entered required details on the creation form... Submitted the order... Confirmation received: Purchase order has been created (ID 4500054926). »

Toutes les actions et entrées clés sont consignées. Cela signifie que vous bénéficiez d’une transparence totale – vous savez exactement ce que l’IA a fait en votre nom. C’est comme recevoir un petit rapport de votre assistant après qu’il a terminé la tâche. Cela peut être enregistré ou consulté plus tard, ce qui est extrêmement utile pour la conformité ou simplement pour avoir l’esprit tranquille.

À présent, vous avez vu comment Eigent peut transformer un processus laborieux en une tâche sans intervention. Mais pourquoi est-ce important ? Voici quelques raisons pour lesquelles cette automatisation des commandes d’achat SAP mérite votre attention :

• Gain de temps : Ce qui peut prendre à un humain 10 à 15 minutes (navigation dans les menus, saisie des codes, vérification croisée des détails) a été effectué en seulement quelques minutes par Eigent. Et pendant ce temps, vous n’avez rien à faire – vous pouvez vous consacrer à autre chose pendant que l’IA finalise la commande d’achat. Multipliez cela par des dizaines de commandes d’achat, et les gains s’accumulent rapidement.
• Précision et cohérence : Eigent ne se fatigue pas et ne fait pas de fautes de frappe. Les données saisies correspondent exactement à ce que vous avez demandé. Cela réduit les erreurs comme la sélection du mauvais fournisseur ou la saisie incorrecte d’une quantité de commande, ce qui peut arriver occasionnellement dans un processus manuel.
• Réduction de la corvée : Soyons honnêtes, créer des commandes d’achat dans SAP n’est pas la tâche la plus stimulante pour une personne. La déléguer à une IA signifie que vous et votre équipe pouvez vous concentrer sur des travaux plus stratégiques (négociation avec les fournisseurs, analyse des dépenses, etc.) plutôt que sur des clics répétitifs.
• Preuve de concept de l’IA en entreprise : Cet exemple montre jusqu’où les agents IA sont arrivés. Nous ne parlons pas seulement de simples chatbots – il s’agit d’un véritable travailleur numérique interagissant avec des logiciels d’entreprise. Cela ouvre la voie à l’automatisation de nombreux autres processus (pensez au traitement des factures, à la génération de rapports, aux tâches de saisie de données sur différents systèmes) avec un minimum de code personnalisé. L’architecture multi-agents d’Eigent signifie qu’il peut potentiellement gérer des workflows complexes à travers plusieurs applications, tout en conservant vos données sur votre machine locale (puisqu’Eigent s’exécute en local).

En bref, Eigent démontre que même les workflows d’entreprise les plus lourds peuvent être pris en charge par des agents IA. C’est une révolution pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs opérations sans investir dans des solutions RPA personnalisées coûteuses ni risquer des intégrations cloud pour des données sensibles.

Conclusion

Créer une commande d’achat dans SAP impliquait autrefois beaucoup de travail répétitif. Aujourd’hui, avec des outils comme Eigent, on a l’impression d’avoir un assistant infatigable qui sait exactement quoi faire. Nous avons parcouru un exemple complet – de la connexion à la confirmation finale – et l’IA a effectué tous les clics et toutes les saisies pour nous.

Si vous êtes un utilisateur technique ou un utilisateur avancé de SAP, imaginez intégrer un effectif IA dans votre routine quotidienne. Aujourd’hui ce sont les commandes d’achat ; demain, cela pourrait être l’automatisation de l’extraction de rapports ou des tâches d’administration des utilisateurs. Eigent rend cela accessible en vous permettant de décrire simplement ce dont vous avez besoin en langage naturel. Le gros du travail (et les clics) sont pris en charge en arrière-plan.

Alors, pourquoi ne pas essayer ? Si des tâches SAP répétitives vous ralentissent au quotidien, laissez Eigent les prendre en charge et constatez par vous-même le gain de productivité. C’est comme avoir un collègue qui aime vraiment faire les tâches ennuyeuses et ne commet jamais d’erreur. Bienvenue dans la nouvelle ère des workflows pilotés par l’IA, où les processus métier fastidieux ne sont plus votre problème. Lancez-vous et mettez Eigent au travail sur vos propres workflows SAP, pour voir à quel point la vie peut devenir plus simple !